Registro de Veedurías

Registro de Veedurías

El registro de veedurías ciudadanas es un registro trasladado a las cámaras de comercio por disposición del Decreto 19 de 2012. Es importante tener en cuenta que las veedurías y redes de veedurías pueden constituirse bajo los lineamientos de la Ley 850 de 2003 (Ley de veedurías) o como entidades sin ánimo de lucro (asociaciones, corporaciones y fundaciones), el registro no es exclusivos de las cámaras de comercio, porque aquellas entidades constituidas cumpliendo lo señalado en la ley de veedurías se pueden inscribir en la personería distrital.

Nuevos Formularios para trámitar Registro de Veedurías 

Formulario RUES Hoja 1

Formulario RUES Hoja 2

Formulario  Registrio de Veedurías (Anexo 5)

Guía de trámites para registro de veeduría ciudadana

¿Qué normas la rigen?

Ley 850 de 2003

Para aquellas que se constituyen como entidades sin ánimo de lucro

Decreto 2150 de 1995

Decreto 427 de 1996

Título VIII numeral 2.2. de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

Funciones de las Veedurías

Las funciones de las veedurías ciudadanas fueron establecidas en la Ley 850 de 2003 (Ley General de Veedurías Ciudadanas) entre las cuales se destacan:

  • Vigilar los procesos de planeación, para que conforme a la Constitución y la Ley se dé participación a la comunidad.
  • Vigilar que en la asignación de los presupuestos se prevean prioritariamente la solución de necesidades básicas insatisfechas según criterios de celeridad, equidad, y eficacia.
  • Vigilar porque el proceso de contratación se realice de acuerdo con los criterios legales.
  • Vigilar y fiscalizar la ejecución y calidad técnica de las obras, programas e inversiones en el correspondiente nivel territorial.
  • Recibir los informes, observaciones y sugerencias que presenten los ciudadanos y organizaciones en relación con las obras o programas que son objeto de veeduría.
  • Solicitar a interventores, supervisores, contratistas, ejecutores, autoridades contratantes y demás autoridades concernientes, los informes, presupuestos, fichas técnicas y demás documentos que permitan conocer el cumplimiento de los respectivos programas, contratos o proyectos.
  • Comunicar a la ciudadanía, mediante asambleas generales o en reuniones, los avances de los procesos de control o vigilancia que estén desarrollando.
  • Remitir a las autoridades correspondientes los informes que se desprendan de la función de control y vigilancia en relación con los asuntos que son objeto de veeduría.
  • Denunciar ante las autoridades competentes los hechos o actuaciones irregulares de los funcionarios públicos.

Objetivos de las Veedurías

El artículo 6 de la Ley 850 señala:

  • Fortalecer los mecanismos de control contra la corrupción en la gestión pública y la contratación estatal.
  • Fortalecer los procesos de participación ciudadana y comunitaria en la toma de decisiones, en la gestión de los asuntos que les atañen y en el seguimiento y control de los proyectos de inversión. 
  • Apoyar las labores de las personerías municipales en la promoción y fortalecimiento de los procesos de participación ciudadana y comunitaria.
  • Velar por los intereses de las comunidades como beneficiarios de la acción pública. 
  • Propender por el cumplimiento de los principios constitucionales que rigen la función pública.
  • Entablar una relación constante entre los particulares y la administración por ser este un elemento esencial para evitar los abusos de poder y la parcialización excluyente de los gobernantes. 
  • Democratizar la administración pública. 
  • Promocionar el liderazgo y la participación ciudadana.

Aspectos Generales sobre la renovación de las Veedurías y Redes de Veedurías

¿Qué es la renovación?

Es la actualización de la información que reposa en el registro de la entidad referente a sus datos generales e información financiera.

¿Para qué debe renovar?

  • Para cumplir con un deber legal, tal como lo establece el artículo 166 del Decreto 0019 de 2012.
  • Para publicitar la calidad de inscrito en el Registro de Veedurías o de Entidades sin Ánimo de Lucro, haciendo visible la entidad frente a la comunidad.
  • Para generar seguridad, confianza y estabilidad, haciendo la entidad más competitiva.
  • Para participar en las licitaciones públicas y obtener contratos que mejoren la calidad de vida de los asociados o el cumplimiento de los fines de la entidad.
  • Para acceder a los créditos ofrecidos por las entidades financieras.
  • Para ser parte de la base de datos empresarial más importante del país, llevada por las cámaras de comercio.

¿Cuándo debe renovar?

Todos los años dentro de los tres primeros meses, esto es, entre el 1º de enero y el 31 de marzo. Este trámite se puede realizar de manera electrónica por intermedio de nuestra página web http://www.cccartagena.org.co/es/servicios/servicios-en-linea.  

Si la entidad se encuentra disuelta y en estado de liquidación no está obligada a realizar la renovación de su inscripción en el registro.

¿Qué pasa si no renueva dentro del término legal?

Si la Entidad no cumple o no ha cumplido con la obligación de renovar su inscripción durante cinco años seguidos o más, la cámara de comercio procederá de depurar el registro de la misma y quedará disuelta y en estado de liquidación, de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014.

Trámites posteriores a la inscripción

DIAN

El representante legal de la entidad deberá acudir a la DIAN cuando no haya tramitado su Registro Único Tributario (RUT) a través de la página www.dian.gov.co, para realizar dicho registro y obtener el NIT. Una vez que tenga el RUT, deberá anexar copia del mismo a la cámara de comercio con el fin de que sea certificado el número del NIT en el certificado de existencia y representación legal de la entidad.

Gobernación de Bolívar

En atención a que la Gobernación de Bolívar es la entidad encargada de la vigilancia y control de las entidades del sector común, deberá acreditar los siguientes requisitos ante la respectiva entidad pública:

  • Solicitud escrita dirigida a la Gobernación donde se le informe que se ha constituido la entidad y se relacionen los documentos que se anexan.
  • Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Cartagena.
  • Copia del documento que contiene la constitución y los estatutos de la entidad.
  • Copia del certificado del RUT.

Sobre la elaboración del acta

¿Qué son las actas y que requisitos mínimos deben tener?

Las actas son los documentos a través de los cuales se deja constancia de lo acontecido en una reunión de uno cualquiera de los diferentes órganos de la entidad. Las actas deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

  • Número del acta y nombre de la entidad.
  • Lugar, fecha y hora de la reunión.
  • Clase de reunión del órgano que se reúne (ordinaria, extraordinaria, etc.).
  • La convocatoria a la reunión (quién la hizo, forma y antelación)
  • Señalar el quórum deliberatorio (número de miembros asistentes).
  • Quórum decisorio (número de asociados necesarios para aprobar las decisiones)
  • Hora de cierre de la reunión y constancia de aprobación del acta.
  • Firma del presidente y secretario de la reunión.

¿Cómo se pueden aprobar las actas?

Aprobación en la misma reunión: Terminada la reunión del órgano que se reúne, se redacta el acta de manera inmediata, se da lectura y es aprobada por todos los asistentes a la misma.
Aprobación en reunión posterior: Es cuando el contenido del acta es aprobado por el mismo órgano en una reunión posterior. En estos casos se lleva a cabo una revisión de los requisitos de las dos actas para efectos de cumplir con el control de legalidad registral.
Aprobación tácita: Este tipo de aprobación se da cuando el acta es firmada por todos los asistentes a la reunión en señal de aprobación.
Por medio de delegados: Generalmente esta forma de aprobación es utilizada en órganos con un número considerable de miembros que designan o eligen una comisión conformada por dos o más personas que se encargarán de verificar el contenido del acta y expresar su aprobación. Todos los delegados deberán firmar la respectiva acta.

¿Cómo se deben presentar las actas para registro?

Las actas que se presenten para registro deben cumplir con el lleno de los requisitos establecidos en la ley, (Ver “Que son las actas y que requisitos deben tener”) y además pueden ser presentadas en copias auténticas o fotocopias 

Copia impresa del acta con firmas en original: No requiere autenticación alguna. Esta copia debe estar debidamente firmada por el presidente y secretario de la reunión, por los comisionados para la aprobación del acta, si los hubiere.
Copia del acta original: Esta copia debe estar debidamente firmada por el presidente y secretario de la reunión, por los comisionados para la aprobación del acta, si los hubiere y además debe estar autorizada por el secretario de la reunión o del representante legal de la entidad.
Fotocopia tomada del libro de actas: Esta deberá estar autorizada por el secretario de la reunión o por el representante legal.

En cualquiera de los casos anteriores se puede presentar para el registro fotocopia de las actas, siempre y cuando el documento que fue fotocopiado tenga la respectiva autorización del secretario o del representante legal de la entidad.

Recuerde que el acta original debe reposar en el libro de actas de la entidad, el cual forma parte del archivo de la persona jurídica.

Lea aquí las nuevas instrucciones de la SIC para los Registros Públicos